Controle de prazos na advocacia: planilha, agenda ou sistema jurídico?

Todo escritório pequeno começa controlando prazo de algum jeito: uma planilha, o Google Agenda ou o Outlook, às vezes um caderno. Funciona até o dia em que o responsável adoece, entra de férias, ou a intimação chega num dia em que ninguém abriu o diário.

Este texto compara as três formas com honestidade, mostra onde cada uma costuma falhar e termina com um checklist que serve para qualquer ferramenta.

Planilha de prazos

Onde funciona: escritório com poucos processos, uma pessoa só cuidando e disciplina para atualizar. Custa zero, todo mundo sabe usar e dá para filtrar por advogado ou por data.

Onde falha:

• Alguém precisa digitar a publicação. A planilha só sabe o que foi escrito nela. Se a intimação saiu e ninguém lançou, o prazo corre e a planilha continua em branco.
• Cálculo manual. Contar dias úteis, descontar feriado e suspensão fica por conta de quem digita. Um erro de contagem se propaga sem aviso.
• Sem alerta. Ela não avisa nada. Só mostra o prazo para quem abre o arquivo.
• Sem histórico. Se alguém apagou ou mudou uma data, não há registro de quem fez nem quando.
• Versões soltas. Cópia no e-mail, cópia no celular, cópia no pen drive.

Google Agenda ou Outlook

Onde funciona: é ótima para lembrar. O alerta chega no celular, dá para convidar outras pessoas e o compromisso fica junto com o resto da rotina.

Onde falha:

• Agenda não sabe o que é dia útil. Ela marca a data que você escolheu. Quem conta o prazo continua sendo você.
• Não sabe de qual processo é. O evento é um texto solto, sem vínculo com o processo, o cliente ou a publicação que originou o prazo.
• Prazo some com a pessoa. Se o prazo está na agenda pessoal do advogado que saiu de férias, ninguém mais enxerga.
• Fácil de arrastar sem querer. Um evento movido de dia no celular vira prazo errado, sem rastro.

Sistema jurídico

Onde funciona: quando ele capta as publicações sozinho, o prazo deixa de depender de digitação. O prazo fica ligado ao processo, tem responsável e aparece para o escritório inteiro.

Onde falha:

• Captar a publicação resolve metade do problema. A contagem depende do tipo de ato, do tribunal e do calendário local. Sistema que promete cálculo perfeito, sem espaço para a conferência do advogado, merece desconfiança.
• Cadastro incompleto. Se a OAB de um advogado não está cadastrada, as publicações dele não chegam. Foi o tema do nosso texto sobre OAB em vários estados.
• Adoção pela metade. Metade do escritório no sistema e metade na agenda pessoal gera dois controles que não conversam.

Se você está avaliando ferramentas, o texto como escolher um software jurídico lista o que perguntar antes de assinar.

Resumo comparativo

| | Planilha | Agenda | Sistema jurídico | |---|---|---|---| | Capta a publicação | Não | Não | Pode captar | | Alerta antes de vencer | Não | Sim | Depende do sistema | | Ligado ao processo | Só se você escrever | Não | Sim | | Responsável por prazo | Uma coluna | Dono da agenda | Campo próprio | | Histórico de alterações | Não | Limitado | Depende do sistema |

Prazo fatal e prazo interno de segurança

Duas datas valem mais do que uma. O prazo fatal é o último dia para protocolar. O prazo interno é a data em que a peça precisa estar pronta para revisão, em geral alguns dias antes.

Se o escritório só controla o fatal, a revisão acontece no último dia, e qualquer imprevisto (instabilidade do tribunal, doença, arquivo corrompido) vira perda de prazo. Registre as duas datas e trabalhe sempre em cima da interna.

Duas regras jurídicas que todo controle precisa respeitar

Pelo art. 219 do CPC, na contagem de prazo em dias fixado por lei ou pelo juiz, computam-se somente os dias úteis, e isso vale para prazos processuais. Pelo art. 220, o curso do prazo fica suspenso de 20 de dezembro a 20 de janeiro, inclusive. Planilha e agenda não aplicam nenhuma das duas sozinhas. Confira sempre o caso concreto com o advogado responsável, porque há exceções e prazos que seguem outras regras.

Checklist para aplicar hoje

1. Uma fonte única. Defina onde o prazo vive. Se existem duas listas, uma delas está desatualizada.
2. Toda publicação é lida no dia. Nomeie quem confere o diário e quem cobre essa pessoa.
3. Cada prazo tem um responsável e um substituto. Quando o titular sai de férias, o substituto assume por escrito.
4. Duas datas por prazo. Fatal e interna, com a interna alguns dias antes.
5. Dupla checagem na contagem. Quem calculou não é quem confere.
6. Conferência semanal. Toda segunda, 15 minutos: prazos da semana, prazos da próxima e o que está sem responsável.
7. Prazo cumprido é marcado. Item esquecido na lista polui a visão e esconde o que vence de verdade.
8. Mudança de data deixa rastro. Se a ferramenta não registra quem alterou, registre no processo.
9. Todas as OABs do escritório monitoradas. Inclusive as suplementares e a da sociedade.
10. Recesso e feriado local revisados. Antes de dezembro, veja o que está caindo na suspensão.

Como o CRM Studio ajuda

O CRM Studio foi desenhado em cima desse checklist:

• Capta as publicações do DJEN pelas OABs cadastradas e calcula a data-limite em dias úteis, com o salto da disponibilização para a publicação, a suspensão de 20 de dezembro a 20 de janeiro e os feriados nacionais. Feriados estaduais e municipais da comarca o escritório cadastra uma vez, e o sistema passa a contar com eles.
• Quando há data e processo vinculado, o prazo entra sozinho no calendário, já com um prazo interno dois dias úteis antes do fatal. Se a leitura não fizer sentido, o advogado retira da agenda com um clique. Para o Projudi do TJBA, a data vem direto do cálculo oficial do tribunal.
• Cada prazo tem data fatal e responsável, com visão por data ou por responsável no calendário de prazos.
• O responsável recebe e-mail antes do vencimento, com a antecedência que o escritório escolher, e a tela de Processos destaca o que vence hoje ou já venceu.
• Prazo de audiência vai para o Google Agenda do escritório, com os sócios convidados, quando a agenda está conectada.

A conferência final continua sendo do advogado. O cálculo automático adianta o trabalho e reduz o erro de contagem, mas quem assina a peça é quem confirma a data.

Se quiser ver como isso funcionaria no seu escritório, fale com a gente. Para conhecer o módulo completo, veja o CRM para advogados. Sobre a captação de publicações, leia também o que é o DJEN.