Como escolher um software jurídico sem se arrepender em seis meses
Trocar de software jurídico é caro mesmo quando o software é barato. O custo real está na migração dos dados, no retreino da equipe e nos dois meses em que ninguém acha nada. Por isso a decisão merece mais do que comparar duas páginas de preço.
Este é o roteiro que usaríamos se fôssemos escolher hoje.
Primeiro: separe os três problemas
A maioria dos escritórios chama tudo de "sistema", mas existem três necessidades diferentes, e quase nenhum produto é excelente nas três:
| Necessidade | O que resolve | | --- | --- | | Captar e vender | Quem procurou, em que pé está a proposta, quanto foi fechado | | Tocar o processo | Andamento, publicação, prazo, documento, audiência | | Administrar o escritório | Honorário, contas a pagar, contrato, equipe |
Escreva quais das três doem hoje, e em que ordem. Escritório que compra pensando nas três ao mesmo tempo acaba com uma ferramenta mediana em tudo.
Segundo: calcule o preço final, não o anunciado
O valor da página raramente é o que sai na fatura. Peça por escrito:
- Taxa de ativação ou implantação — existe? Quanto?
- Cobrança por processo cadastrado — muitos planos incluem uma quantidade e cobram um adicional a cada faixa excedida. Com um acervo grande isso pode dobrar a conta.
- Preço por usuário — a secretária e o estagiário contam como usuário cheio?
- Recursos que são "add-on" — monitoramento de publicação, assinatura eletrônica e integração com WhatsApp costumam ser cobrados à parte.
- Reajuste — de quanto e a cada quanto tempo.
Some tudo com o seu número de pessoas e de processos, projetado para daqui a um ano. É esse número que você deve comparar.
Terceiro: teste com dado real, não com a demonstração
A demonstração é feita para funcionar. Peça o período de teste e faça exatamente isto:
- Cadastre cinco clientes reais, com os nomes complicados, o CNPJ que tem hífen no lugar errado, o telefone que ninguém sabe se é fixo ou celular.
- Cronometre. Cadastro de cliente que passa de três minutos não vira hábito na equipe — vira planilha paralela.
- Suba um processo do seu acervo e veja se o andamento aparece. Se depender de digitar tudo à mão, você trocou um caderno por um caderno digital.
- Abra no celular. Boa parte do uso real acontece no corredor do fórum.
- Peça para a pessoa menos entusiasmada com tecnologia usar. Ela é o seu teste de verdade.
Quarto: faça as perguntas que o vendedor não espera
"Como eu levo meus dados embora?" Não é grosseria — é diligência. Se não existe exportação de clientes, processos e financeiro em formato aberto, você está alugando os seus próprios dados.
"O que vocês fazem se o sistema cair numa sexta às 17h?" Ouça se existe um canal real ou só um formulário.
"O que o sistema NÃO faz?" Fornecedor que responde "faz tudo" está vendendo, não informando. Todo produto honesto tem uma lista.
"Onde ficam os dados e quem tem acesso?" Escritório lida com dado sensível de cliente. LGPD não é papo de TI, é responsabilidade profissional sua.
Quinto: desconfie destes três sinais
- Contrato longo com multa alta. Produto bom retém pelo uso.
- Preço só sob consulta. Costuma significar que o preço varia conforme o que parece que você pode pagar.
- Promessa de automação total de prazo. Publicação é acompanhável e monitorável; a leitura jurídica dela não é. Quem promete infalibilidade está transferindo um risco para você em letra miúda.
Um atalho, se você tem pouco tempo
Escolha as três perguntas que hoje você não responde sem abrir planilha — algo como "quantas propostas estão paradas?", "que prazo vence nesta semana?", "quanto o escritório tem a receber este mês?".
Peça para cada fornecedor mostrar essas três respostas na tela, com dados seus, ao vivo. Quem levar mais de um minuto em cada uma está fora.
Isso corta 80% da lista e é muito mais informativo do que qualquer tabela de recursos.
O CRM Studio publica o preço final na página, sem taxa de ativação e sem cobrança por processo cadastrado — e a página de comparação lista também o que ainda não fazemos.